Questions Fréquentes

La plateforme aide les organisations à gérer leurs opérations de lieu de travail, notamment l'attribution des postes de travail, la réservation de bureaux et de salles, la gestion des visiteurs, la planification des employés, l'analyse du lieu de travail et la coordination du travail hybride. Elle permet aux employés de planifier leur collaboration sur site tout en aidant les organisations à optimiser l'utilisation de l'espace et la sécurité du lieu de travail.

La plateforme est conçue pour les employés, les responsables des installations, les RH, l'informatique, les équipes de sécurité et les dirigeants responsables des opérations et de l'expérience employé.

Les employés peuvent parcourir les espaces disponibles, consulter la disponibilité en temps réel et réserver des bureaux, des salles de réunion, des places de parking ou d'autres ressources via un navigateur web ou Microsoft Teams sur PC ou mobile. Ils peuvent consulter et réserver les installations en vue plan ou en vue calendrier.

Oui. Les employés peuvent consulter les plannings de l'équipe, localiser leurs collègues et coordonner leurs journées au bureau pour améliorer la collaboration et la planification du lieu de travail.

Les organisations peuvent configurer des processus d'enregistrement automatiques ou manuels. Nous recommandons d'exiger l'enregistrement pour confirmer les réservations et alimenter les rapports d'occupation.

Selon les politiques et les autorisations de l'entreprise, les utilisateurs peuvent réserver des espaces pour le compte de visiteurs, de collègues ou de membres de l'équipe. Cela se configure dans Paramètres / Catégories de rôles.

Les visiteurs peuvent se pré-inscrire via une invitation ou s'enregistrer à leur arrivée à l'aide d'une borne numérique, d'une tablette, d'un code QR ou d'un appareil mobile. Le processus d'enregistrement peut collecter les informations du visiteur, les accords et d'autres détails requis.

Oui. Les hôtes reçoivent des notifications automatiques par e-mail, message Teams ou SMS (selon demande supplémentaire) lorsque leurs visiteurs s'enregistrent, garantissant une expérience d'arrivée fluide.

Oui. Les organisations peuvent créer des parcours personnalisés pour les invités, les partenaires, les sous-traitants, les fournisseurs, les candidats en entretien et d'autres catégories de visiteurs.

Les organisations peuvent activer des expériences visiteurs multi-sites et configurer des politiques d'accès spécifiques à chaque site selon les besoins de leurs clients.

La plateforme prend en charge les intégrations avec les technologies courantes du lieu de travail, notamment les fournisseurs d'identité, les outils de collaboration, les calendriers, les systèmes de contrôle d'accès et les plateformes RH. Elle est actuellement intégrée de manière transparente avec Entra ID, Outlook, Teams, Google Calendar, etc.

Oui. Les administrateurs peuvent configurer cela via le contrôle d'accès basé sur les rôles. L'administrateur système peut modifier les autorisations, les règles de réservation, l'accès aux zones par équipe, les limites de capacité, les politiques de réservation prioritaire et les limitations de réservation récurrente.

Les contrôles de sécurité de niveau entreprise comprennent généralement l'accès basé sur les rôles, les journaux d'audit, la SSO, la synchronisation d'annuaire et les flux de travail favorisant la conformité.

Oui. Les administrateurs peuvent gérer plusieurs sites depuis une plateforme centralisée tout en maintenant des politiques et des rapports locaux.

Les organisations peuvent analyser les habitudes de présence, les taux d'occupation, l'utilisation de l'espace, les tendances de réservation et l'activité des visiteurs pour prendre des décisions fondées sur les données.

Oui. Les analyses du lieu de travail aident les organisations à comprendre l'utilisation réelle de l'espace, à optimiser les plans d'étage, à améliorer l'utilisation et à soutenir les décisions de planification immobilière.

Les délais de mise en œuvre varient selon la taille de l'organisation, les fonctionnalités requises, le nombre de sites, les intégrations et les exigences de configuration. La plupart des déploiements commencent par la planification, la configuration du système, la mise en place des intégrations et l'adoption par les utilisateurs ; un projet normal dure entre 2 et 8 semaines.

Oui. La plateforme est conçue pour accompagner les organisations, d'un bureau unique jusqu'aux déploiements d'entreprise à l'échelle mondiale.

Oui. Gaia Workspace est entièrement intégré à l'expérience mobile Microsoft Teams. Les utilisateurs peuvent accéder à toutes les fonctionnalités de Gaia Workspace directement dans Teams, sans avoir à télécharger, ouvrir ou basculer entre plusieurs applications.

Notre tarification repose sur les produits et les fonctionnalités que vous choisissez, permettant aux organisations de commencer avec les fonctions dont elles ont besoin aujourd'hui et d'évoluer au fil de leurs besoins. En général, la tarification varie selon des facteurs tels que le volume d'utilisateurs ou d'installations, la surface des bureaux, les sites et les modules sélectionnés.

Non. Les organisations peuvent choisir les solutions les plus pertinentes pour leurs besoins, telles que :

• Plan d'étage intuitif et attribution des installations (attribution des postes, attribution des bureaux)
• Réservation d'installations (bureaux et salles de réunion)
• Gestion des visiteurs
• Accès basé sur les rôles (accès aux zones, accès aux installations, limitations de réservation, etc.)
• Analyse du lieu de travail
• Intégrations de sécurité et de contrôle d'accès

Nous proposons des modèles de tarification flexibles pour répondre à différentes stratégies de lieu de travail et besoins opérationnels. Selon votre déploiement, la tarification peut être basée sur le nombre d'employés, l'inventaire des espaces ou les sites.

• Modèle 1 : Tarification par utilisateur - 6 $ par employé et par mois (PEPM) pour toutes les fonctionnalités de réservation d'installations. Comprend les capacités de réservation d'installations et les fonctionnalités de gestion du lieu de travail associées. La tarification est basée sur le nombre total d'utilisateurs du client ayant accès à la plateforme.
• Modèle 2 : Tarification par espace - 9 $ par poste et par mois, 18 $ par salle et par mois. Comprend la réservation d'installations et les fonctionnalités de gestion du lieu de travail associées. Idéal pour les organisations souhaitant aligner leurs coûts sur leur inventaire d'espaces plutôt que sur le nombre d'utilisateurs.
• Modèle 3 : Tarification de la gestion des visiteurs - 3 600 $ par site et par an. Comprend l'enregistrement des visiteurs, les notifications, les flux de conformité et les fonctionnalités de gestion des visiteurs pour un site donné.

Notre équipe peut vous aider à déterminer le modèle de tarification le plus rentable en fonction de la taille de vos effectifs, de votre superficie de bureaux et de vos besoins. Contactez-nous pour une recommandation personnalisée et un devis via info@gaiadigits.com.